O que precisa de saber sobre a Fatura Eletrónica

Apesar de não ser um tema novo, talvez ainda tenha algumas dúvidas sobre o que é uma fatura eletrónica, quais as principais vantagens e implicações da utilização deste documento fiscal e se a sua empresa está obrigada à sua emissão.

O que é uma fatura eletrónica? 

A fatura eletrónica é um documento emitido por um software de faturação certificado, que associa uma assinatura digital qualificada, assegurando a autenticidade da emissão e dos dados inseridos. O processo de faturação eletrónica é completamente digital: tanto a emissão, como o envio, receção e o arquivo das faturas acontece por meio eletrónico. Através da faturação eletrónica pretende-se simplificar os processos relacionados com a emissão deste tipo de documentos e combater a evasão fiscal.

De acordo com a diretiva 2014/55 da União Europeia, a fatura eletrónica é um documento "emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico". Ou seja, se emitir uma fatura, imprimir e enviar por email ao cliente, não se trata de uma fatura eletrónica. Para além da assinatura digital qualificada, os dados deste documento fiscal devem ser inseridos num modelo europeu pré-definido.

Como emitir uma fatura eletrónica?

Com um software de faturação certificado, como o Cloud ERP, pode emitir faturas eletrónicas da mesma forma que emite as faturas tradicionais. A diferença está na assinatura digital qualificada, que tem a mesma validade de uma assinatura em papel, mas que é utilizada para confirmar a autenticidade deste documento fiscal.

A assinatura digital utiliza um certificado emitido por uma entidade fidedigna. Desta forma, é assegurada tanto a autenticidade da emissão, como a integridade dos dados que constam da fatura. De acordo com a legislação em vigor, o certificado tem de ser contratado diretamente pelo utilizador, não sendo mais da competência dos programas de faturação a sua contratação.

Após emissão, a fatura eletrónica deve ser enviada diretamente pela empresa para o cliente. Como as faturas eletrónicas são emitidas a partir de programas certificados, a Autoridade Tributária (AT) tem acesso direto a esses documentos fiscais, que devem ser guardados durante 10 anos em perfeitas condições.

A emissão de fatura eletrónica é obrigatória?

O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica, que se realiza gradualmente até 30 de junho de 2022.

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos).

Desde o ano 2020, que a fatura eletrónica é obrigatória para:

• Empresas com volume de negócios superior a 50 mil euros no ano anterior (desde janeiro de 2020).
• Grandes empresas, com mais de 250 empregados (desde abril de 2020).
• Organismos públicos regionais e locais – fundações públicas; administração local, incluindo juntas de freguesia; associações públicas e outras entidades públicas (desde abril de 2020).
• Micro, pequenas e médias empresas (desde 31 de dezembro de 2020).

A legislação nacional e europeia prevê uma exceção: os contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

Principais vantagens da fatura eletrónica

O novo regime de faturação eletrónica apresenta múltiplas vantagens para as empresas:

• É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional.
• Simplifica o processo de preenchimento e envio de faturas.
• Permite reduzir custos (com papel, descartáveis e eventual despesas de envio por correio).
• Não requer espaço físico de armazenamento.
• Facilita a consulta, pois, as faturas ficam disponíveis em arquivo digital.
• É uma solução mais ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02.