O PDF que chega por email com a sua fatura ainda é válido — mas o relógio está a contar. As regras estão a mudar em toda a Europa e Portugal não é exceção. Perceba o que acontece até 2027 e, acima de tudo, o que pode (e deve) fazer hoje para não ser apanhado desprevenido.

O novo paradigma da faturação eletrónica

Durante anos, o PDF foi o rei da faturação digital. Simples, universal e aceite por quase todos os sistemas contabilísticos, tornou-se o formato de facto para troca de documentos fiscais entre empresas. Mas o mundo mudou — e a Autoridade Tributária, alinhada com as diretivas europeias, está a acompanhar essa mudança.
A questão central já não é apenas “o documento chegou?”, mas sim “conseguimos garantir que é autêntico, que não foi alterado e que o emitente é quem diz ser?”. É aqui que entra a assinatura digital qualificada como elemento obrigatório — e não apenas recomendado.

Faturas PDF: ainda válidas… mas por quanto tempo?

A resposta honesta é: depende do contexto. No B2G (Business-to-Government), a fatura eletrónica estruturada e assinada já é obrigatória em Portugal desde 2021 para grandes empresas. Para o universo B2B, o calendário está a ser definido gradualmente, com forte pressão para que até 2027 a maioria das transações siga o modelo estruturado. O formato PDF simples, sem qualquer camada de autenticação, enfrenta três desafios crescentes:

• Impossibilidade de processamento automático — obriga a introdução manual de dados, gerando erros e custos.
• Ausência de garantia de integridade — qualquer alteração ao ficheiro após envio é impercetível sem ferramentas específicas.
• Incompatibilidade crescente com plataformas de procurement e ERP de grandes grupos empresariais que já exigem formatos como UBL ou CIUS-PT.

“O PDF foi uma solução de transição. A fatura do futuro é um dado estruturado, assinado e processável por máquinas.”

O que muda até 2027: o calendário que precisa de conhecer

O que é a Diretiva ViDA?

A iniciativa VAT in the Digital Age da Comissão Europeia pretende modernizar o sistema de IVA em toda a UE através de relatórios digitais em tempo real e faturas eletrónicas obrigatórias para transações B2B intracomunitárias. Portugal está obrigado a transpor estas regras, o que tornará a fatura estruturada e assinada digitalmente num requisito incontornável.

Assinatura digital qualificada: o que é e por que importa

Assinatura digital qualificada: o que é e por que importa Não confunda assinatura digital com uma simples digitalização da sua assinatura manuscrita. A assinatura digital qualificada é um mecanismo criptográfico certificado por uma entidade acreditada que garante simultaneamente:

• Autenticidade— confirma a identidade do emissor da fatura.
• Integridade— qualquer alteração ao documento após a assinatura é imediatamente detetável.
• Não-repúdio— o emissor não pode negar ter emitido o documento.
• Validade legal— nos termos do Regulamento eIDAS, tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita em toda a UE.

Em termos práticos, uma fatura com assinatura digital qualificada pode ser gerada automaticamente pelo seu ERP, sem intervenção humana, com um certificado emitido em nome da sua empresa. O resultado final pode ser um PDF/A com assinatura incorporada ou um ficheiro XML estruturado — como o formato CIUS-PT exigido para o Estado.

O que fazer já: o plano de ação para empresas

1. Audite o seu processo atual
Mapeie como as faturas são emitidas hoje: são geradas pelo ERP? Exportadas como PDF simples? Enviadas manualmente por email? Identificar o ponto de partida é essencial para saber a distância ao destino.

2. Verifique a conformidade do seu software de faturação
O seu ERP ou software de faturação está certificado pela AT (Autoridade Tributária)? Suporta a emissão de faturas com assinatura digital qualificada? Consegue exportar para CIUS-PT ou UBL 2.1? Se a resposta a alguma destas perguntas for “não” ou “não sei”, é altura de agir.

3. Use o SAFE — o mecanismo do Estado, gratuito e integrado
Antes de contratar soluções externas, saiba que o Estado português disponibiliza gratuitamente o SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas), gerido pela AMA (Agência para a Modernização Administrativa) e acessível através do autenticacao.gov.pt. É a via oficial para assinar faturas eletrónicas com validade legal plena — sem qualquer custo adicional. O processo funciona da seguinte forma: o administrador, gerente ou diretor da empresa ativa a sua Chave Móvel Digital (CMD) com atributos profissionais empresariais, associa o NIPC da empresa através do SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais) e ativa o atributo “Assinatura de faturas eletrónicas”. A partir daí, o certificado é instalado no software de faturação compatível com o SAFE — e as faturas passam a ser assinadas automaticamente a cada emissão.

4. Forme a sua equipa
A transição não é só tecnológica — é também cultural. A equipa de contabilidade e de operações precisa de entender o que muda nos processos diários: como validar uma fatura recebida com assinatura digital, como arquivar corretamente os documentos e como reagir quando um parceiro ainda não está em conformidade.

SAFE: o que precisa de saber

A integração com o SAFE não implica qualquer custo junto da AMA. A assinatura é certificada pelo Estado Português e cumpre o Regulamento eIDAS e o DL 28/2019. Nota importante: o certificado requer uma reativação mensal pelo responsável da empresa — simples, mas que deve ficar na rotina. Para quem prefira uma solução totalmente automática e sem renovações manuais, existem alternativas privadas acreditadas, com selos eletrónicos em nome da própria empresa.

Conclusão: agir agora é mais barato do que remediar depois
O PDF enviado por email vai continuar a existir durante algum tempo — mas como complemento, não como documento fiscal primário. As empresas que anteciparem a transição para a fatura eletrónica estruturada e assinada digitalmente não só estarão em conformidade: ganharão eficiência operacional, reduzirão erros de reconciliação e posicionar-se-ão como parceiros confiáveis num mercado que valoriza cada vez mais a automação e a rastreabilidade.
2027 pode parecer distante. Não é. Implementar novos processos de faturação numa organização leva tempo — avaliação de software, integração, formação, testes. As empresas que começam hoje chegam ao prazo confortáveis. As que esperam, chegam em pânico.

O Cloud ERP já está preparado para esta transição.
Se tem dúvidas, entre em contacto connosco e saiba como podemos ajudar.